PENILAIAN KINERJA PERGURUAN TINGGI

Penilaian kinerja (performance appraisal) merupakan proses untuk mendapatkan informasi seberapa baik seorang karyawan melaksanakan pekerjaannya (Noe, et all., 2010, p. 351). Penilain kinerja merupakan tahapan dalam performance management, setelah mengetahui aspek kinerja yang akan dinilai, bagaimana menilainya, kemudian umpan balik yang diperoleh seperti apa. Jadi proses penilaian kinerja tersebut berada pada langkah ke dua dalam performance management.

Penilaian kinerja tersebut berkaitan dengan ketersediaan tool yang valid dan reliabel untuk melakukan penilaian, tool tersebut menjadi kunci bagi keberhasilan dan efektifitas pengelolaan SDM serta peningkatan kinerja organisasi sebagaimana pendapat yang dikemukakan oleh Longenecker dan Goff (1992).

Masih ada persoalan lain yang timbul berkenaan dengan tool yang digunakan untuk menilai kinerja sebagaimana yang diungkapkan Bernardin (1978), dimana persoalan tersebut disebabkan atribut yang tidak jelas dan prediksi validitas evaluasi kinerja yang buruk merupakan kesalahan evaluator yang menyebabkan terjadinya Halo, tendensi sentral, kesalahan akibat kelonggaran yang diberikan dan kesalah kaprahan dalam penggunaan tool.

Kinerja institusi ditentukan dari hasil penilaian kinerja kelompok dan individu, jika tool yang digunakan untuk menilai individu tidak sesuai (tidak valid dan tidak reliabel), maka akan berimplikasi terhadap keputusan yang akan diambil oleh institusi, yang pada gilirannya akan berdampak pada kinerja institusi tersebut.

Untuk menjembatani persoalan penilaian kinerja baik personal maupun institusi, maka sebaiknya setiap institusi mengembangkan sistem penilaian sendiri, mengingat setiap unit punya tugas pokok sendiri-sendiri yang berbeda dengan unit lainnya. Sistem ini selain menjembatani persoalan di atas, juga akan mengeliminir persoalan terkait hubungan antar manusia yang sangat kompleks, dalam memberikan penilaian yang adil dan proporsional.

Penulis mencoba untuk rancangan penilaian kinerja karyawan berbasis Key Performance Indikator.

Penyusunan Penilaian Prestasi Kerja (Job performance )

Prestasi Kerja atau Job performance adalah  bagian penilaian kinerja yang mendeskripsikan pencapaian atau performa pekerja terhadap target atau sasaran kerja yang telah ditepakan di saat awal bekerja ataupun awal tahun sesuai dengan jabatan, dan bentuk perjanjian yang dibuay antara employee dan employer. Perumusan ini didasarkan atas uraian jabatan pada posisi yang bersangkutan.

Key performance indicator (KPI) dipergunakan sebagai indikator pencapaian target atau sasaran kerja organisasi dan individu. Penilain kinerja berbasis KPI ini penulis pandang merupakan pendekatan yang baik karena jelas standar yang akan dicapai, ukuran yang digunakan, dan waktu yang tersedia (periode).

Saat ini institusi perguruan tinggi mempergunakan DP3 untuk melakukan evaluasi dan penilaian kinerja staffnya, namun penilaian ini dianggap berbagai pihak sebagai formalitas belaka, karena tidak mencerminkan fungsi evaluasi dan penilaian. Kondisi tersebut memacu beberapa institusi untuk mengembangkan sendiri sistem penilaian kinerja, yang pada umumnya berbasiskan teknologi informasi.

Kinerja

Mengacu pada kamus Bahasa Inggris Oxford, kinerja dedefinisikan sebagai " tindakan atau proses dalam kerangka menampilkan". Definisi lain dari kata tersebut yaitu kemampuan mesin dalam produksi.  Sementara itu Lebas (1995) mendefinisikan kinerja sebagai kemungkinan untuk melakukan tindakan tertentu agar berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh pemangku kepentingan dan institusi dalam jangka waktu dan kendala yang dihadapi. Kinerja juga dapat didefinisikan sebagai hasil yang sebenarnya dicapai dibandingkan dengan hasil yang diinginkan (Dess dan Robinson, 1984).

Key Performance Indicator

Indikator kinerja atau key performance indicator (KPI) adalah istilah yang dipergunakan oleh sektor industri untuk pengukuran kinerja. KPI biasanya digunakan oleh organisasi untuk mengevaluasi keberhasilan atau keberhasilan suatu kegiatan tertentu di mana organisasi terlibat. Terkadang keberhasilan didefinisikan dalam hal membuat kemajuan dalam hal tujuan strategis,  tetapi sering sukses diartikan sebagai pencapaian yang berulang ataupun peningkatan tujuan beberapa level pada operasional (misalnya, nol cacat, 10/10 kepuasan pelanggan, dll), (en.wikipedia.org).

Penilaian Kinerja

Menurut Werther & Davis (1996) penilaian kinerja adalah proses yang dilakukan organisasi untuk mengevaluasi hasil kerja para karyawannya. Penilaian kinerja dan evaluasi merupakan tahapan dalam melakukan identifiasi, pengukuran terhadap kinerja perseorangan dan organisasi dalam rangka memberikan umpan balik akan kebutuhan pelatihan yang berguna untuk mencapai tingkatan kinerja yang lebih tinggi (Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardi, 2007).

Penentuan Key Result Area

Penyusunan KRA mengacu pada Goal & Objective dari unit kerja serta uraian jabatan dari pekerja yang bersangkutan, serta mendukung ketercapaian goal dan objectives unit kerja terkait. Deskripsi KRA dituliskan dalam kalimat yang berisi tentang action atau kegiatan yang mendukung ketercapaian hasil (result). Dalam Goal & Objective, KRA disebut sebagai sasaran kerja pokok, sehingga penilaian terhadap pekerja secara langsung merupakan bagian dari penilaian kinerja organisasi terhdap pencapaian target dan sasaran kerja.

Berikut penulis sajikan rancangan penilaian pada Unit Sub Bagian Kemahasiswaan, dimana penilaian sendiri dilakukan oleh user (pengguna layanan) dan institusi (Kasubag/Kabag/Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan).

Tabel 1. Rancangan Penilaian Kinerja Sub Bagian Kemahasiswaan Berbasi KPI

TUGAS	TUJUAN	PENILAIAN			PENILAI
		Indikator	Target	Hasil	User	Institusi
Memberikan Layanan Administrasi Surat Keterangan Kuliah	Menyediakan layanan yang mudah, cepat, dan akurat	Ketersediaan persyaratan untuk memperoleh layanan	Publikasi syarat layanan di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Maksimal waktu tunggu layanan	10 menit/mhs		√	√
		Kesalahan: setiap satu kesalahan item data dan satu kata pengetikan maka performance dikurangi sebesar 5%	Tidak ada kesalahan data dan pengetikan		√	√
Memberikan Layanan Administrasi Permohonan Berhenti Kuliah Sementara	Menyediakan layanan yang mudah, cepat, dan akurat	Ketersediaan persyaratan untuk memperoleh layanan	Publikasi syarat layanan di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Maksimal waktu tunggu layanan	10 menit/mhs		√	√
		Kesalahan: setiap satu kesalahan item data dan satu kata pengetikan maka performance dikurangi sebesar 5%	Tidak ada kesalahan data dan pengetikan		√	√
Memberikan Layanan Administrasi Permohonan Aktif Kuliah	Menyediakan layanan yang mudah, cepat, dan akurat	Ketersediaan persyaratan untuk memperoleh layanan	Publikasi syarat layanan di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Maksimal waktu tunggu layanan	10 menit/mhs		√	√
		Kesalahan: setiap satu kesalahan item data dan satu kata pengetikan maka performance dikurangi sebesar 5%	Tidak ada kesalahan data dan pengetikan		√	√
Memberikan Layanan Administrasi Surat Keterangan Terdaftar	Menyediakan layanan yang mudah, cepat, dan akurat	Ketersediaan persyaratan untuk memperoleh layanan	Publikasi syarat layanan di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Maksimal waktu tunggu layanan	10 menit/mhs		√	√
		Kesalahan: setiap satu kesalahan item data dan satu kata pengetikan maka performance dikurangi sebesar 5%	Tidak ada kesalahan data dan pengetikan		√	√
Memberikan Layanan Administrasi Surat Keterangan Pembuatan KTM Hilang	Menyediakan layanan yang mudah, cepat, akurat, dan akuntabel	Ketersediaan persyaratan untuk memperoleh layanan	Publikasi syarat layanan di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Maksimal waktu tunggu layanan	10 menit/mhs		√	√
		Kesalahan: setiap satu kesalahan item data dan satu kata pengetikan maka performance dikurangi sebesar 5%	Tidak ada kesalahan data dan pengetikan		√	√
Memberikan Layanan Administrasi Calon Penerima Beasiswa	Menyediakan layanan yang mudah, cepat, akurat, dan akuntabel	Ketersediaan persyaratan untuk memperoleh layanan	Publikasi syarat layanan di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Maksimal waktu tunggu layanan	1 minggu setelah pengumuman besiswa		√	√
Memberikan Layanan Administrasi Surat Pengantar Beasiswa	Menyediakan layanan yang mudah, cepat, akurat, dan akuntabel	Maksimal waktu tunggu layanan	10 menit/mhs		√	√
		Kesalahan: setiap satu kesalahan item data dan satu kata pengetikan maka performance dikurangi sebesar 5%	Tidak ada kesalahan data dan pengetikan		√	√
Penyelenggaraan Pemilihan Mahasiswa Berprestasi	Terpilihnya mahasiswa yang memiliki prestasi untuk berkompetisi di tingkat yang lebih luas, dimana keputusan dapat dipertanggung jawabkan secara akademik	Persyaratan administrasi peserta	Publikasi syarat peserta di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Seleksi yang terbuka dan transparan	Seleksi dilakukan oleh juri, yang diwakili masing-masing 2 orang juri setiap jurusan		√	√
Penyelenggaraan Seleksi Lomba Karya Tulis Ilmiah ( LKTI )	Terbentuknya suasana akademis melalui kompetisi secara sehat karya-karya yang dihasilkan oleh mahasiswa	Persyaratan administrasi peserta	Publikasi syarat peserta di web unit, banner, dan brosur		√	√
		Seleksi yang terbuka dan transparan	Seleksi dilakukan oleh juri, yang diwakili masing-masing 2 orang juri setiap jurusan		√	√
		Peningkatan jumlah karya tulis yang mengikuti seleksi	10% dari tahun sebelumnya		-	√
		Jumlah karya tulis yang lolos kompetisi nasional	minimal 1 judul/tahun		-	√
Pembuatan Database Alumni	Menyediakan data guna melakukan penelusuran terhadap alumni untuk kepentingan alumni dan institusi	Tersedianya database alumni	max pada semester ganjil 2013/2014		-	√
		Tersedianya sistem untuk mengakses data alumni melalui jaringan global (internet)	max pada semester ganjil 2013/2014		-	√

Karena penilaian dilakukan oleh user dan institusi, maka harus disediakan format khusus untuk melakukan penilaian tersebut untuk meng-asses user maupun institusi. Jadi setiap orang punya lembar penilaian yang diberikan pada user dan pimpinan unitnya setiap memberikan layanan, dari sinilah kemudian data direkap menurut jadwal yang telah ditetapkan, mingguan atau bulanan. Dari kinerja staf tersebut, maka pimpinan bisa menilai dan membuat kebijakan terkait perencanaan unit tersebut pada tahun berikutnya.

Penilaian ini akan lebih efektif jika dirancang menggunakan dukungan sistem informasi, karena selain dapat mengassess setiap saat, juga akan menghemat alokasi waktu, menghemat penggunaan ATK (Alat Tulis dan Kertas), karena menggunakan administrasi paperless. Berikut rancangan sistem penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh stakeholders dan organisasi.

Gambar 1. Rancangan Sistem Pendukung Kinerja (DFD Level 1)

Dengan dukungan sistem informasi tersebut kebutuhan penilaian bisa dikembangkan oleh masing-masing bagian, dan setiap orang menentukan target dari indikator yang ditetapkan oleh pimpinan, jadi staf akan terdorong untuk berbuat lebih baik untuk mencapai target yang ditetapkannya. Di samping itu, indikator penilaian akan sangat fleksibel sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi, selain itu sistem didisain sedemikian rupa untuk menolak target yang sama untuk kegiatan yang sama, sistem akan menerima kondisi demikian jika telah ada persetujuan dari pimpinan dan ada penjelasan rasional yang disampaikan oleh stafnya.

DAFTAR PUSTAKA

Bernardin, H. J. (1978). Effect of Rater Training on Leniency and Halo Errors in Student Rating of Instructors. Journal of Applied Psychology. 63, 301-308.

Dess, G. G., & Robinson, R.  B.,  Jr. (1984). Measuring  organisational  performance  in  the absence of objective measures:  The case of  the privately-held  firm and conglomerate  business unit. Strategic Management  Journal,  5(3), 265-273.

Gomez-Mejia; L; Balkin, D., & Cardy, R.(2007). Managing Human Resources. (5th ed.). New Jersey: 07458

Key Performace Indicator, available at http://en.wikipedia.org/wiki/Performance_indicator access 26 Januari 2013, 12:50 WIB

Lebas, M. J. (1995). Performance  measurement  and performance  management.  International  Journal of Production  Economics,  47(1-3),  23-35. 

Longenecker, C.O., Goff, S.J. (1992). Performance Appraisak Effectiveness: A Matter of Perspective. Advanced Management Journal. 2(57), 18.

Noe, Raymond A., Hollenbeck, John R., Gerhart, Barry., Wright, Patrick M. (2010). Human Resource Management: Gaining A Competitive Advantage. New York: Mc. Graw Hill.

Parmenter,Davis. (2007). Key Performance Indicators. Elek Media Komputindo: Jakarta

Werther, W.B. & Davis, K. (1996). Human Resources and Personnel Management. 5th Ed., Boston: McGraw-Hill.