Facilities
Management (FM) merupakan ilmu pengetahuan yang relatif baru dan masih dalam
tahap perkembangan, oleh sebab itu bagaimana perkembangannya ke depan akan
sangat di tentukan oleh implementasi yang dilakukan saat ini sebagai dasar
kajian untuk menemukan pembaharuan. Saat ini implementasi FM pada organisasi
masih terbatas, karena kebanyakan organisasi masih menggunakan pola OM untuk
penanganan fasilitasnya, disamping itu banyak organisasi masih mencari-cari
model FM yang tepat untuk diimplementasikan di organisasi mereka.
Cara
pandang organisasi terhadap FM akan sangat menentukan perkembangannya ke depan,
dimana banyak aspek yang terkait dengan FM. Keberadaan FM harus didukung oleh
lingkungan yang memungkinkannya berkembang, persoalan kebiasaan dan budaya
merupakan hal mendasar yang menentukan kesuksesan FM pada masa yang akan datang.
Pada prinsipnya FM mengintegrasikan antara people, process, dan place sebagaimana
gambar berikut:
Gambar 1. Komponen FM
Gambar
tiga lingkaran di atas mewakili peran penting FM dalam mengintegrasikan karyawan,
proses kerja dan tempat kerja menjadi koheren, produktif, dalam satu sistem
yang holistik. FM digunakan untuk mengkoordinasikan antarmuka, antara apa yang dilakukan
oleh people dan di mana mereka
lakukan. Dengan demikian, elemen kunci dari FM berada pada pada sumber daya
manusia, rekayasa proses, ergonomi, arsitektur, dan desain interior (Springer,
2004: dalam Facility Design and Management, Teicholz).
Mengintegrasikan
ketiga komponen tersebut di atas, bukanlah hal yang mudah, dibutuhkan kemampuan
yang kompleks, hanya saja kita dimungkinkan untuk belajar dari implementasi FM
diberbagai organisasi, khususnya perguruan tinggi yang telah terlebih dahulu
mengimplementasikan FM tersebut. Untuk itu penulis melakukan kajian praktek FM di
perguruan tinggi berikut.
1) The
University of Iowa, yang berada di Negara Bagian IOWA USA;
2) Yale
University, sebuah universitas swasta di New
Haven USA;
3) University of Nebraska, yang berada di Omaha, Nebraska
USA.
Penulis
melakukakan kajian terhadap tiga institusi pendidikan tinggi tersebut melalui:
q Facilities
Management web site The University of Iowa available at: http://www.facilities.uiowa.edu
q Facilities
Management web site University Of Nebraska Omaha available at: http://www.unomaha.edu/facilities/
q Facilities
Management Service Guide The University of Iowa
Melalui
sumber tersebut di atas, penulis mencoba melihat bagaimana praktek FM tersebut
dilakukan, sebagai bahan pengetahuan dan perbandingan bagaimana seharusnya FM
tersebut diterapkan di perguruan tinggi. Best
practice merupakan alternatif cara yang dapat digunakan untuk mempelajari
FM, dengan melihat bagaimana hal tersebut di terapkan di perguruan tinggi lain
dan kemungkinan hal tersebut dapat diadaptasi.
Praktek
umum yang berlaku di berbagai organisasi khususnya perguruan tinggi, keberadaan
FM masih dipandang sebelah mata. Hal tersebut jelas terlihat dari bagaimana
posisi FM tersebut dalam organisasi, dan bagaimana kekuasaan yang dimilikinya,
dimana power yang cukup untuk mengeksekusi tugas dan tanggung jawab tersebut
masih kurang diberikan oleh organisasi, sehingga FM belum mampu melaksanakan
tugas dan tanggung jawabnya secara optimal.
Teori 1
“...facility
managers placed at a position in organizations that 1) allows them to have
the political clout necessary to properly execute duties and 2) reflect the
importance of facilities to the agency/company.”
|
“...manajer
fasilitas ditempatkan pada posisi dalam organisasi yang: 1) memungkinkan
mereka untuk memiliki kekuatan politik yang diperlukan untuk menjalankan
tugas dengan benar dan 2) mencerminkan pentingnya fasilitas pada instansi /
perusahaan tersebut.”
|
The Facility Management
Handbook : David G. Cotts, Kathy O. Roper, Richard P. Payant, p. 32-33
Dari
teori tersebut jelas bahwasanya keberadaan FM tersebut memberikan gambaran
keleluasaan dalam menjalankan tanggung jawab dan tugasnya, serta menjadi
indikasi urgency keberadaan FM pada organisasi tersebut.
Cara
pandang organisasi terhadap keberadaan FM dapat dilihat dari posisi FM tersebut
dalam organisasi, sedangkan kesuksesan FM itu sendiri tergantung bagaimana
pembagian fungsi dan tugasnya, ketersediaan unit pendukung, serta bagaimana
pengelolaan FM itu sendiri, hal tersebut di jelaskan oleh teori berikut.
Teori 2
“......department
should be organized best to perform the facilities mission. The most common
failures are these:
1.
Treating all work as projects and trying to apply the
principles and organizational structure of project management rather than
facility management.
2.
Failing to provide an organizational element to integrate
and coordinate all work.
3.
Mixing the planning and design functions with the
operations, maintenance,and repair functions.
4.
Forming an outside group to accomplish a major capital
project, with no integration of that group into the facilities organization
providing ongoing services.
5.
Allowing technology installation to be accomplished by a
work unit outside the department. Technology functions which affect the
facility, including planning and design, should be accomplished in the
facilities department.
6.
Failing to provide engineering services to match the
planning and design services in the department.”
|
".....departemen harus diatur sedemikian rupa untuk
melakukan misi fasilitas. Penyebab umum kegagalan FM adalah:
1.
Memperlakukan semua pekerjaan sebagai proyek dan mencoba
untuk menerapkan prinsip-prinsip dan struktur organisasi manajemen proyek dari
pada manajemen fasilitas.
2.
Gagal menyediakan elemen organisasi untuk mengintegrasikan
dan mengkoordinasikan semua pekerjaan.
3.
Pencampuran fungsi perencanaan dan desain dengan fungsi operasi,
pemeliharaan, dan perbaikan.
4.
Membentuk kelompok tersendiri untuk menyelesaikan sebuah
proyek modal besar, tanpa melakukan integrasi kelompok tersebut ke dalam
organisasi fasilitas sebagai penyedia
layanan saat ini.
5.
Membiarkan instalasi teknologi dilakukan oleh unit kerja di
luar departemen. Teknologi yang mempengaruhi fungsi fasilitas, termasuk
perencanaan dan desain, harus dilakukan di departemen fasilitas.
6.
Gagal menyediakan jasa rekayasa untuk menyesuaikan layanan
perencanaan dan desain di departemen. "
|
The Facility Management
Handbook : David G. Cotts, Kathy O. Roper, Richard P. Payant, p. 34-35
Berdasarkan
teori 1 dan teori 2, penulis mencoba melakukan pemetaan teori dan praktek yang
terjadi, hasilnya sebagaimana tabel berikut.
Tabel 1. Pemetaan Teori dan Implementasinya
No.
|
Teori
|
Iowa
|
Yale
|
UNO
|
1
|
FM memiliki kekuasaan politik yang cukup untuk menjalankan
tugasnya
|
VP
|
VP
|
Dir
|
2
|
Organisasi menganggap keberadaan FM tersebut penting,
sebagai bagian proses bisnisnya
|
√
|
√
|
√
|
3
|
Menerapkan prinsip dan struktur organisasi FM, bukan
proyek
|
√
Pl Dis & Constr
|
√
Ctrl Camp Cap Prog
|
√
Arch Pl & Constr
|
4
|
Ketersediaan elemen dalam organisasi yang berfungsi untuk
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua pekerjaan
|
Adm Dept
|
Off of Fac
|
Dir
|
5
|
Memisahkan antara fungsi perencanaan dan desain dengan
fungsi operasi, pemeliharaan, dan perbaikan
|
√
|
√
|
Ð¥
2 unit perenc.
|
6
|
Integrasi unit yang mengelola proyek besar dengan FM
|
√
|
√
|
√
|
7
|
Keberadaan unit yang menyediakan, merencanakan, dan
mendisain teknologi yang mempengaruhi fungsi fasilitas pada organisasi FM
|
√
Assoc Dir IT
|
Ð¥
IT Center
|
√
IT Spec.
|
8
|
Ketersediaan jasa rekayasa untuk membuat perencanaan dan
disain layanan yang sesuai bagi organisasi
|
√
Prncl Eng.
|
√
Util & Eng
|
Ð¥
|
Analisis
1. University of Iowa.
Praktek FM pada universitas tersebut menunjukkan bahwasanya keberadaan FM sangat
penting, hal tersebut tercermin dari struktur organisasi yang diterapkan,
dimana FM di tempatkan satu level dibawah pimpinan organisasi (Vice President). Ini berarti bahwasa, FM
di University of Iowa memiliki kekuatan politik yang cukup besar untuk
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. University of Iowa memandang
keberadaan FM sangat penting, sebagai bagian dari proses bisnis universitas
dengan memberikan kekuasaan yang cukup besar untuk mengelola dirinya, guna
memberikan layanan yang terbaik dan berkelanjutan sesuai dengan visi dan misi
FM pada universitas tersebut yaitu “always there, always
the best” dan “providing a physical environment that promotes
University excellence”. Gambar berikut menunjukkan posisi FM
dalam struktur organisasi University of Iowa.
Gambar 2.
Struktur Organisasi FM di University of Iowa
Melalui struktur
organisasi di University of Iowa dapat dilihat bahwasanya prinsip dan struktur
organisasi FM yang diterapkan bukan project,
dimana semua bagian terintegrasi dan layanan yang disediakan merupakan proses
yang berkelanjutan, sehingga ada data dan informasi yang terkumpul dan dapat
dijadikan dasar pengambilan keputusan yang sifatnya holistik, untuk
meminimalkan terjadinya kegagalan/kesalahan dalam pembuatan suatu keputusan.
Integrasi semua pekerjaan
terlihat dari departementalisasi organisasi FM, dimana University of Iowa
membagi menjadi 5 (lima) departemen sebagai berikut.
Gambar
3. Departementalisasi FM di University of Iowa
Departemen administration memiliki peranan penting
untuk mengintegrasikan layanan FM diseluruh unit. Untuk mendukung layanan
University of Iowa memiliki unit Work Control Center yang berada di bawah Building & Landscape Services yang memiliki
tugas dan tanggung jawab untuk meng-handle
layanan insidentil dan belum tersedia pada FM Service Guide, untuk kemudian dikoordinasikan pada unit yang harus bertanggung jawab terhadap layanan
tersebut, serta menampung keluhan pelanggan. FM bekerjasama dengan pihak luar
seperti public safety, 911, untuk
mendukung layanannya.
FM di University of Iowa
secara tegas memisahkan antara fungsi OM yang berada di bawah departemen Building and Landscape Service dengan
fungsi planning & design yang
berada di bawah departemen Planning,
Design & Construction, karena dua departemen ini memiliki tugas dan
tanggung jawab yang sama sekali berbeda. Menggabungkan dua fungsi ini, akan
menimbulkan beban kerja yang besar, kesulitan proses control, kemungkinan
timbulnya kesalahan akan lebih besar karena area yang dikelola sangat luas (770
ha) dan jumlah fasilitas yang dikelola sangat banyak.
Departementalisasi dan
pembagian tugas merupakan persoalan yang rumit dalam membangun sebuah
organisasi, keputusan untuk menempatkan sebuah unit dalam organisasi sering
menimbulkan perdebatan dan polemik panjang. Salah satu unit yang sering
menimbulkan persoalan adalah unit yang mengelola project, dimana praktek di berbagai organisasi menunjukkan
bahwasanya unit ini biasanya merupakan unit yang berdiri sendiri dimana
keberadaannya tergantung ada/tidaknya project.
University of Iowa membuat struktur organisasi dimana unit project berada di bawah kendali FM, sehingga project yang dikembangankan sejalan dan terintegrasi dengan FM, apa
yang menjadi tujuan project juga
merupakan tujuan FM. Project harus berjalan melalui proses mulai dari
mendefiniskan tujuan, membuat perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi, di bawah kendali FM di bawah departemen Planning, Design & Construction, sehingga pengembangan project
merupakan pengembangan FM, sukses/gagal sebuah project merupakan
kesuksesan/kegagalan FM dalam mengelola project tersebut, sehingga engage antara project dan FM harus
dilakukan dengan meletakkan project
di bawah pengelolaan FM, tanpa hal tersebut integrasi akan sulit dilakukan,
karena tak ada yang men-direct tujuan
bersama antara FM dan project, sehingga
di banyak organisasi ini menyebabkan persoalan pada saat sebuah project berakhir, dimana FM tidak
bersedia menerima dan mengelolanya karena tujuan project tidak sesuai dengan tujuan yang didefiniskan oleh FM.
Jika di atas telah
dikemukakan bahwa keberadaan unit yang mengelola project harus terintegrasi
dengan FM, unit lain yang menentukan adalah unit yang mendisain dan
mengembangkan teknologi informasi. Kebutuhan infrastruktur dan sistem IT
harusnya sejalan dengan pengembangan fasilitas, terintegrasi dengan rencana dan
pengembangan yang dilakukan oleh FM. Kebutuhan infrastruktur dan system yang
sesuai sangat menentukan keberhasilan pengelolaan fasilitas dalam jumlah besar
dengan area yang luas. Integrasi antara kebutuhan yang didefinisikan dan sistem
yang akan dibangun hanya dapat dilakukan secara optimal jika FM memiliki
kendali atas unit tersebut, karena akan mudah dalam proses monitoring dan
evaluasinya. Karenanya unit ini di University of Iowa berada di bawah kendali
FM.
Unit berikutnya yang
sangat penting dalam FM adalah unit yang menyediakan jasa rekayasa
(engineering) yang memiliki peran untuk menyesuaikan rencana layanan yang akan
di kembangkan dengan disain, kegagalan menerjemahkan rencana layanan ke dalam
disain akan menimbulkan persoalan antara lain: 1) layanan yang disediakan tidak
optimal; 2) inefisiensi biaya dan waktu untuk melakukan perubahan disain.
2. Yale University. Yale
University memiliki pandangan yang sama dengan University of Iowa, dimana FM
tersebut keberadaannya sangat penting bagi organisasi. Penempatan FM satu level
di bawah pimpinan universitas (president)
memberi gambaran bahwasanya FM memiliki peran penting, sebagai bagian dari
proses bisnis kunci untuk mewujudkan Yale University sebagai universitas riset
kelas dunia. Berikut struktur organisasi FM di Yale University.
Gambar 4. Struktur Organisasi FM di Yale University
FM
di Yale University membagi fungsinya menjadi 3 (tiga) bagian utama yaitu fungsi
facilities operationsn fungsi facilities planning and construction,
dan fungsi Finance and administration.
Gambar berikut merupakan uraian fungsi tersebut di atas.
Gambar 5. Departementalisasi FM di
Yale University
Jika
dilihat praktek pengorganisasian FM di Yale University, fungsi Finance dan
Administration digabungkan, sedangkan di University of Iowa ini merupakan
fungsi yang terpisah pada dua departemen yang berbeda. Hal yang sama terjadi
dengan fungsi Utilities and Energy
Management, dimana di Yale University, fungsi ini tergabung dengan fungsi Facilities Operations, sedangkan di University of Iowa fungsi berdiri
sendiri di bawah satu departemen. Yale University menyediakan Facilities Work
Request (on line) dan Operation
Center (by phone) untuk melayani dan
menerima keluhan pelanggan. Fungsi dan tugasnya sama dengan Unit Work Control
Center yang ada di University of Iowa.
Office of Facilities di Yale
University mengintegrasikan seluruh kegiatan yang dilaksanakan dalam
pengelolaan fasilitas, baik operasional dan perencanaan, perencanaan dan
desain, serta keuangan dan administrasinya, melalui Office of Facilities yang langsung berada di bawah komando Vice President for New Haven & State Affairs and Campus Development.
Sebagaimana
teori 2 yang dikemukakan di atas, bahwasanya salah satu penentu kesuksesan FM
adalah pemisahan antara fungsi OM dan fungsi planning & design,
Yale University secara tegas memisahkan dua fungsi ke dalam dua departemen yang
berbeda yaitu Departemen Facilities
Operations dan Departemen facilities
Planning & Construction. Artinya salah satu faktor kegagalan FM telah
dieliminir oleh Yale University dengan cara memisahkan dua fungsi tersebut,
sebagaimana teori yang dikemukakan.
Di Yale University, FM memiliki tanggung jawab atas
pemeliharaan dan pengoperasian bangunan kampus yang ada, serta menyusun perencanaan,
desain dan konstruksi bangunan baru. Tanggung jawab ini dilakukan dengan
pendekatan organisasi FM, bukan project.
Pengelolaan project sendiri berada di bawah Departemen Central Campus Capital Program, yang terintegrasi dengan FM. Adanya
integrasi project dengan FM tersebut,
akan mempermudah koordinasi dalam mewujudkan tujuan FM untuk mendukung tujuan
universitas.
Jika
pada teori 2 point 7 menyebutkan bahwasanya fungsi teknologi mulai dari menyediakan, merencanakan, dan mendisain yang mempengaruhi
fungsi fasilitas harus dilakukan oleh FM. Namun Yale University tidak
menerapkan teori tersebut, karena fungsi teknologi disediakan oleh unit
tersendiri (Central IT) yang
pengelolaannya berada di luar FM.
Unit
rekayasa (engineering) yang akan
menyesuaikan rencana layanan yang akan dikembangkan dengan disain di Yale
University berada di bawah unit tersendiri yang disebut dengan Utility & Engineering.
3. University
of Nebraska. Pada University of Iowa dan Yale
University, posisi FM berada satu level di bawah pimpinan universitas, hal yang
berbeda penulis temukan pada University of Nebraska at Omaha, dimana posisi FM
berada 2 (dua) level di bawah pimpinan universitas (chancellor), pimpinan FM dijabat oleh seorang direktur. Ini berarti
pengaruh politik dan kekuasaan yang dimiliki oleh FM di Universitas of Nebraska
at Omaha lebih kecil dari pada yang dimiliki oleh University of Iowa dan Yale
University. Berikut adalah gambar struktur organisasi FM di University of
Nebraska at Omaha.
Gambar 6. Struktur Organisasi FM di University of Nebraska at
Omaha
Hal tersebut di atas, tidak berarti bahwasanya peran FM di
University of Nebraska pada proses bisnis universitas memiliki lebih kecil di
bandingkan unit lain, guna mewujudkan tujuan universitas. Pendefinisian tujuan
FM di UNO sendiri kalau dilihat memberi support pada universitas dengan visi “making UNO better....every day” dan misi
“develop, operate
and maintain a physical environment that supports a community of learning,
engagement and discovery”.
Melalui struktur organisasi FM di dapat dilihat bahwasanya FM tersebut
dikelola dengan pendekatan organisasi FM, bukan organisasi project. Artinya keberlanjutan layanan fasiltas yang disediakan
tersebut direncanakan, dioperasikan, dan dikembangkan, dalam satu siklus yang
tak pernah terputus di bawah FM. Jika kita lihat, UNO menerapkan pembagian
departemen FM sebagaimana gambar berikut.
Gambar 7. Departementalisasi FM di
University of Nebraska at Omaha
Dari struktur organisasi
sebagaimana gambar dapat penulis simpulkan bahwasanya koordinasi dan integrasi
pekerjaan pada 5 (lima) departemen tersebut langsung dilakukan oleh direktur FM,
beban direktur FM di UNO memang menjadi berat, karena harus berfikir dan
mengambil keputusan yang sifatnya holistik, selain itu direktur dituntut
memiliki pengetahuan yang memadai dalam penanganan FM tersebut.
FM di University of
Nebraska, penulis nilai tidak secara tegas memisahkan unit yang menangani OM
dan unit planning and design, walaupun dari departementalisasi
harusnya unit planning and design berada di bawah departemen Architecture, Planning & Construction
Service, namun dari struktur organisasi ada dua posisi pimpinan perencana
yaitu: 1) Assistant Director of Facilities Management & Planning/Manager of Maintenance and
Operations; dan 2) Architectural Department Manager, Planning and Architectural Services,
sedangkan support position untuk manager/director
planning pada level di bawahnya tidak jelas.
Integrasi project dengan FM dapat dilihat melalui keberadaan unit tersebut di bawah Departemen
Architecture, Planning and Construction
Services. Selain hal tersebut, project didukung oleh tiga orang project manager dan project coordinator.
Unit yang menentukan
keberhasilan FM dalam menyediakan teknologi, berada di bawah IT Specialist, namun unit lain yang
menentukan keberhasilan FM sebagaimana teori 2, poin 8 yaitu unit rekayasa (engineer) tidak ada dalam struktur
organisasi FM di University of Nebraska at Omaha.
Sebelum membuat hipotesis, penulis mencoba menggali
informasi umum mengenai tiga universitas tersebut yang penulis peroleh melalui
situs http://wikipedia.org, hasilnya sebagaimana tabel berikut.
Tabel 2.
Informasi umum University of Iowa, Yale University, dan
University of
Nebraska at Omaha
Item
|
Iowa
|
Yale
|
UNO
|
Motto
|
-
|
Cahaya dan kebenaran
|
Connect-Collaborate-Create
|
Established
|
1847
|
1701
|
1908
|
Type
|
Public
|
Private
|
|
Endowmen
|
-
|
||
Academic
staff
|
2.156
|
3.619
|
842
|
Mahasiswa
|
31.498
|
11.593
|
14.903
|
Undergraduates
|
20.574
|
5.275
|
-
|
Postgraduates
|
9.754
|
6.318
|
-
|
Luas
|
770 ha
|
339 ha
|
64 ha
|
Staf FM
|
600
|
± 250
|
Sumber:
http://en.wikipedia.org/wiki/University_of_Michigan, http://en.wikipedia.org/wiki/Universitas_Iowa, http://en.wikipedia.org/wiki/University_of_Nebraska_at_Omaha
Hipotesis
Dari
hasil analisis yang telah dilakukan di atas, University of Iowa mengimplementasikan dua teori tersebut secara
penuh, hal tersebut kemungkinan disebabkan oleh luas area yang dikelola (770
ha), jumlah fasilitas yang tersebar pada area tersebut, dan jumlah populasi
yang mengakses layanan dan fasilitas tersebut, akan menimbulkan persoalan dalam
pengelolaan fasilitas, sehingga peluang kegagalan FM menjadi lebih besar. Guna
menghindari kegagalan tersebut, maka FM menerapkan prinsip-prinsip yang
dituangkan pada teori tersebut.
Meskipun ada 600 orang yang terlibat dalam pengelolaan
fasilitas, namun tanpa pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas, maka
kesuksesan dalam pengelolaan layanan dan fasilitas akan sulit di wujudkan. Area
yang begitu luas, populasi yang begitu besar, dan jumlah fasilitas dan layanan
yang sangat banyak, menimbulkan kesulitan dalam proses monitoring dan
koordinasi, sehingga untuk memudahkan pengelolaannya FM secara tegas menuangkan
seluruh layanan dan fasilitas yang ada pada Facilities Management Service Guide,
yang menjadi panduan pemanfaatan layanan dan fasilitas, serta pembagian
tanggung jawab antara FM dan unit lain yang terlibat.
Jika University of Iowa menerapkan 2 (dua) teori yang
dikemukakan di atas secara penuh, tidak demikian dengan Yale University. Departementalisasi
di Yale University lebih ramping, dengan 3 (tiga) departemen, hal tersebut
disebabkan Yale University, merupakan private
university yang berarti pengelolaannya menggunakan prinsip bisnis (provit oriented), penerapan struktur
organisasi yang ramping selain akan memudahkan proses koordinasi, juga akan
menghemat biaya, namun tetap memperhatikan tujuan yang hendak dicapai oleh FM,
dimana fungsi FM tetap berjalan secara optimal.
Hal lain yang penulis temui adalah keberadaan unit yang
memberikan support teknologi yang berada
di luar struktur organisasi FM, hal tersebut kemungkinan disebabkan jika FM
merencanakan dan mengembangkan sendiri infrastruktur dan sistem informasi yang
dibutuhkan, maka integrasi dengan unit lain akan sulit dilakukan, karena setiap
unit bisa saja mengembangkan infrastruktur dan sistem yang berbeda, sehingga
akan menimbulkan kesulitan dalam proses integrasi dan akan menimbulkan
inefisiensi biaya dalam pengelolaannya, sedangkan sebagai privat university Yale University harus membiayai sendiri
kegiatannya, tanpa kucuran dana dari pemerintah. Jika infrastruktur dan sistem
informasi dikembangkan secara terpusat, maka bukan hanya akan lebih efisien
dalam pembiayaannya, namun juga menjamin adanya integrasi sistem. Kekuatiran
kesulitan integrasi tersebutlah yang menyebabkan Yale University mendisain dan
mengembangkan teknologi secara terpusat di bawah unit IT Center.
Pada University Of Nebraska at Omaha, ada dualisme yang
penulis temukan yaitu terkait keberdaan unit perencana yang berada satu unit
dengan OM, dan unit perencana lain yang berada pada unit Architecture,
Planning and Construction Services,
dan ketiadaan support personil untuk
perencanaan pada struktur organisasi tersebut. Ada missing link, yang penulis temukan pada FM di UNO, yang penulis
duga karena penerapan FM tersebut di UNO masih baru, maka UNO masih
mencari-cari model organisasi FM yang sesuai untuk diimplementasikan di UNO,
sehingga dalam penyusunannya ada dua unit perencana pada organisasi FM
tersebut.
Hal lain, yang menarik yang penulis temukan di UNO adalah
ketiadaa unit yang menangani persoalan rekayasa (engineering), hal tersebut penulis duga disebabkan karena kebutuhan
akan unit tersebut belum begitu penting, karena luas area dan jumlah fasilitas
yang dikelola yang relatif kecil, sementara keberadaan unit rekayasa merupakan
cost yang harus dibayar oleh UNO, meskipun ia tidak bekerja. Layanan tidak harus
dikelola sendiri, karena ada pihak ke tiga yang menyediakan layanan ini jika
dibutuhkan sewaktu-waktu.
Simpulan
Ditinjau
dari organisasi dan layanan yang disediakan FM di University of Iowa jauh lebih
maju dibandingkan dua universitas lainnya yaitu Yale University dan University
of Nebraska at Omaha, hal tersebut dapat dilihat dari cara pandang organisasi
tersebut terhadap keberadaan FM, unit pendukung yang tersedia, dan fasilitas
dan layanan yang diberikannya. Bahkan, University of Iowa sudah mengembangkan
sistem untuk memonitor penggunaan energi melalui building energy dashboards. Berbagi tugas antara FM dan unit lain
harus dilakukan, karena ada wilayah yang menjadi tanggung jawab FM dan ada
wilayah yang menjadi tanggung jawab unit, demikian juga persoalan pembiayaan,
biaya pengelolaan di tanggung oleh FM, namun ada ketetapan pembagian pembiayaan
antara FM dan unit lain. Di University of Nebraska at Omaha, FM sedang
dikembangkan karena sebelumnya mereka menerapkan konsep OM dalam pengelolaan
fasilitas, dan mulai berubah menuju FM.
Pada
prinsipnya FM tersebut menitik beratkan pada pengelolaan seluruh fasilitas
layanan secara menyeluruh, kompak, dan berkelanjutan. Jika FM masih dalam
tataran konsep, dan belum diimplementasikan, maka sulit bagi organisasi untuk
berubah dari OM menjadi FM.
Pembelajaran untuk Kampus di Indonesia
Manjemen
fasilitas khususnya di perguruan tinggi di Indonesia masih, menganut pola OM,
untuk merubah organisasi OM menjadi FM, perubahan struktur organisasi harus
dilakukan. Contoh perubahan organisasi OM menjadi FM tersebut, dapat dipelajari
dari University of Nebraska at Omaha, dimana unit planning & design yang berada satu atap dengan unit operasional dan maintenance tetap dipertahankan. Unit planning & design yang terpisah dengan OM dikembangkan, dan
berjalan paralel dengan unit planning
& design yang berada di bawah OM. Dua unit perencanaan tersebut
berjalan paralel, hingga unit planning
& design siap untuk berdiri sendiri, kemudian baru unit planning & design yang berada di
bawah OM diintegrasikan.
Pembagian
tanggung jawab layanan dan pembiayaan antara FM dan unit harus secara tegas di
atur, sehingga persoalan lempar tanggung jawab yang sering ditemui dalam
pengelolaan fasilitas, dapat di hindari. Praktek pembagian tanggung jawab
layanan dan pembiayaan tersebut dapat berkaca dari yang dilakukan di University
of Iowa, dimana University of Iowa secara tegas mengatur hal tersebut, sehingga
terwujud kepastian layanan dan pembiayaan.
Daftar Pustaka
Facilities
Management web site University Of Nebraska Omaha available at: http://www.unomaha.edu/facilities/
David G. Cotts, Kathy O. Roper, Richard P. Payant, (2010). The
Facility Management Handbook. Amacom: Amerika.
