Management Facilities

Facilities Management (FM) merupakan ilmu pengetahuan yang relatif baru dan masih dalam tahap perkembangan, oleh sebab itu bagaimana perkembangannya ke depan akan sangat di tentukan oleh implementasi yang dilakukan saat ini sebagai dasar kajian untuk menemukan pembaharuan. Saat ini implementasi FM pada organisasi masih terbatas, karena kebanyakan organisasi masih menggunakan pola OM untuk penanganan fasilitasnya, disamping itu banyak organisasi masih mencari-cari model FM yang tepat untuk diimplementasikan di organisasi mereka.

Cara pandang organisasi terhadap FM akan sangat menentukan perkembangannya ke depan, dimana banyak aspek yang terkait dengan FM. Keberadaan FM harus didukung oleh lingkungan yang memungkinkannya berkembang, persoalan kebiasaan dan budaya merupakan hal mendasar yang menentukan kesuksesan FM pada masa yang akan datang. Pada prinsipnya FM mengintegrasikan antara people, process, dan place sebagaimana gambar berikut:

Gambar 1. Komponen FM

Gambar tiga lingkaran di atas mewakili peran penting FM dalam mengintegrasikan karyawan, proses kerja dan tempat kerja menjadi koheren, produktif, dalam satu sistem yang holistik. FM digunakan untuk mengkoordinasikan antarmuka, antara apa yang dilakukan oleh people dan di mana mereka lakukan. Dengan demikian, elemen kunci dari FM berada pada pada sumber daya manusia, rekayasa proses, ergonomi, arsitektur, dan desain interior (Springer, 2004: dalam Facility Design and Management, Teicholz).

Mengintegrasikan ketiga komponen tersebut di atas, bukanlah hal yang mudah, dibutuhkan kemampuan yang kompleks, hanya saja kita dimungkinkan untuk belajar dari implementasi FM diberbagai organisasi, khususnya perguruan tinggi yang telah terlebih dahulu mengimplementasikan FM tersebut. Untuk itu penulis melakukan kajian praktek FM di perguruan tinggi berikut.

1)     The University of Iowa, yang berada di Negara Bagian IOWA USA;

2)     Yale University, sebuah universitas swasta di New Haven USA;

3)     University of Nebraska, yang berada di Omaha, Nebraska USA.

Penulis melakukakan kajian terhadap tiga institusi pendidikan tinggi tersebut melalui:

q  Facilities Management web site The University of Iowa available at: http://www.facilities.uiowa.edu

q  Facilities Management web site Yale University available at: http://www.facilities.yale.edu

q  Facilities Management web site University Of Nebraska Omaha available at: http://www.unomaha.edu/facilities/

q  Facilities Management Service Guide The University of Iowa

Melalui sumber tersebut di atas, penulis mencoba melihat bagaimana praktek FM tersebut dilakukan, sebagai bahan pengetahuan dan perbandingan bagaimana seharusnya FM tersebut diterapkan di perguruan tinggi. Best practice merupakan alternatif cara yang dapat digunakan untuk mempelajari FM, dengan melihat bagaimana hal tersebut di terapkan di perguruan tinggi lain dan kemungkinan hal tersebut dapat diadaptasi.

Praktek umum yang berlaku di berbagai organisasi khususnya perguruan tinggi, keberadaan FM masih dipandang sebelah mata. Hal tersebut jelas terlihat dari bagaimana posisi FM tersebut dalam organisasi, dan bagaimana kekuasaan yang dimilikinya, dimana power yang cukup untuk mengeksekusi tugas dan tanggung jawab tersebut masih kurang diberikan oleh organisasi, sehingga FM belum mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal.

Teori 1

“...facility managers placed at a position in organizations that 1) allows them to have the political clout necessary to properly execute duties and 2) reflect the importance of facilities to the agency/company.”

“...manajer fasilitas ditempatkan pada posisi dalam organisasi yang: 1) memungkinkan mereka untuk memiliki kekuatan politik yang diperlukan untuk menjalankan tugas dengan benar dan 2) mencerminkan pentingnya fasilitas pada instansi / perusahaan tersebut.”

The Facility Management Handbook : David G. Cotts, Kathy O. Roper, Richard P. Payant, p. 32-33

Dari teori tersebut jelas bahwasanya keberadaan FM tersebut memberikan gambaran keleluasaan dalam menjalankan tanggung jawab dan tugasnya, serta menjadi indikasi urgency keberadaan FM pada organisasi tersebut.

Cara pandang organisasi terhadap keberadaan FM dapat dilihat dari posisi FM tersebut dalam organisasi, sedangkan kesuksesan FM itu sendiri tergantung bagaimana pembagian fungsi dan tugasnya, ketersediaan unit pendukung, serta bagaimana pengelolaan FM itu sendiri, hal tersebut di jelaskan oleh teori berikut.

Teori 2

“......department should be organized best to perform the facilities mission. The most common failures are these: 1.   Treating all work as projects and trying to apply the principles and organizational structure of project management rather than facility management. 2.   Failing to provide an organizational element to integrate and coordinate all work. 3.   Mixing the planning and design functions with the operations, maintenance,and repair functions. 4.   Forming an outside group to accomplish a major capital project, with no integration of that group into the facilities organization providing ongoing services. 5.   Allowing technology installation to be accomplished by a work unit outside the department. Technology functions which affect the facility, including planning and design, should be accomplished in the facilities department. 6.   Failing to provide engineering services to match the planning and design services in the department.”

".....departemen harus diatur sedemikian rupa untuk melakukan misi fasilitas. Penyebab umum kegagalan FM adalah: 1.   Memperlakukan semua pekerjaan sebagai proyek dan mencoba untuk menerapkan prinsip-prinsip dan struktur organisasi manajemen proyek dari pada  manajemen fasilitas. 2.   Gagal menyediakan elemen organisasi untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua pekerjaan. 3.   Pencampuran fungsi perencanaan dan desain dengan fungsi operasi, pemeliharaan, dan  perbaikan. 4.   Membentuk kelompok tersendiri untuk menyelesaikan sebuah proyek modal besar, tanpa melakukan integrasi kelompok tersebut ke dalam organisasi fasilitas sebagai  penyedia layanan saat ini. 5.   Membiarkan instalasi teknologi dilakukan oleh unit kerja di luar departemen. Teknologi yang mempengaruhi fungsi fasilitas, termasuk perencanaan dan desain, harus dilakukan di departemen fasilitas. 6.   Gagal menyediakan jasa rekayasa untuk menyesuaikan layanan perencanaan dan desain di departemen. "

The Facility Management Handbook : David G. Cotts, Kathy O. Roper, Richard P. Payant, p. 34-35

Berdasarkan teori 1 dan teori 2, penulis mencoba melakukan pemetaan teori dan praktek yang terjadi, hasilnya sebagaimana tabel berikut.

Tabel 1. Pemetaan Teori dan Implementasinya

No.	Teori	Iowa	Yale	UNO
1	FM memiliki kekuasaan politik yang cukup untuk menjalankan tugasnya	VP	VP	Dir
2	Organisasi menganggap keberadaan FM tersebut penting, sebagai bagian proses bisnisnya	√	√	√
3	Menerapkan prinsip dan struktur organisasi FM, bukan proyek	√ Pl Dis & Constr	√ Ctrl Camp Cap Prog	√ Arch Pl & Constr
4	Ketersediaan elemen dalam organisasi yang berfungsi untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua pekerjaan	Adm Dept	Off of Fac	Dir
5	Memisahkan antara fungsi perencanaan dan desain dengan fungsi operasi, pemeliharaan, dan perbaikan	√	√	Х 2 unit perenc.
6	Integrasi unit yang mengelola proyek besar dengan FM	√	√	√
7	Keberadaan unit yang menyediakan, merencanakan, dan mendisain teknologi yang mempengaruhi fungsi fasilitas pada organisasi FM	√ Assoc Dir IT	Х IT Center	√ IT Spec.
8	Ketersediaan jasa rekayasa untuk membuat perencanaan dan disain layanan yang sesuai bagi organisasi	√ Prncl Eng.	√ Util & Eng	Х

Analisis

1.  University of Iowa. Praktek FM pada universitas tersebut menunjukkan bahwasanya keberadaan FM sangat penting, hal tersebut tercermin dari struktur organisasi yang diterapkan, dimana FM di tempatkan satu level dibawah pimpinan organisasi (Vice President). Ini berarti bahwasa, FM di University of Iowa memiliki kekuatan politik yang cukup besar untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. University of Iowa memandang keberadaan FM sangat penting, sebagai bagian dari proses bisnis universitas dengan memberikan kekuasaan yang cukup besar untuk mengelola dirinya, guna memberikan layanan yang terbaik dan berkelanjutan sesuai dengan visi dan misi FM pada universitas tersebut yaitu “always there, always the best” dan “providing a physical environment that promotes University excellence”. Gambar berikut menunjukkan posisi FM dalam struktur organisasi University of Iowa.

Gambar 2. Struktur Organisasi FM di University of Iowa

Melalui struktur organisasi di University of Iowa dapat dilihat bahwasanya prinsip dan struktur organisasi FM yang diterapkan bukan project, dimana semua bagian terintegrasi dan layanan yang disediakan merupakan proses yang berkelanjutan, sehingga ada data dan informasi yang terkumpul dan dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan yang sifatnya holistik, untuk meminimalkan terjadinya kegagalan/kesalahan dalam pembuatan suatu keputusan.

Integrasi semua pekerjaan terlihat dari departementalisasi organisasi FM, dimana University of Iowa membagi menjadi 5 (lima) departemen sebagai berikut.

Gambar 3. Departementalisasi FM di University of Iowa

Departemen administration memiliki peranan penting untuk mengintegrasikan layanan FM diseluruh unit. Untuk mendukung layanan University of Iowa memiliki unit Work Control Center yang berada di bawah Building & Landscape Services yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk meng-handle layanan insidentil dan belum tersedia pada FM Service Guide, untuk kemudian dikoordinasikan pada unit  yang harus bertanggung jawab terhadap layanan tersebut, serta menampung keluhan pelanggan. FM bekerjasama dengan pihak luar seperti public safety, 911, untuk mendukung layanannya.

FM di University of Iowa secara tegas memisahkan antara fungsi OM yang berada di bawah departemen Building and Landscape Service dengan fungsi planning & design yang berada di bawah departemen Planning, Design & Construction, karena dua departemen ini memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama sekali berbeda. Menggabungkan dua fungsi ini, akan menimbulkan beban kerja yang besar, kesulitan proses control, kemungkinan timbulnya kesalahan akan lebih besar karena area yang dikelola sangat luas (770 ha) dan jumlah fasilitas yang dikelola sangat banyak.

Departementalisasi dan pembagian tugas merupakan persoalan yang rumit dalam membangun sebuah organisasi, keputusan untuk menempatkan sebuah unit dalam organisasi sering menimbulkan perdebatan dan polemik panjang. Salah satu unit yang sering menimbulkan persoalan adalah unit yang mengelola project, dimana praktek di berbagai organisasi menunjukkan bahwasanya unit ini biasanya merupakan unit yang berdiri sendiri dimana keberadaannya tergantung ada/tidaknya project. University of Iowa membuat struktur organisasi dimana unit project berada di bawah kendali FM, sehingga project yang dikembangankan sejalan dan terintegrasi dengan FM, apa yang menjadi tujuan project juga merupakan tujuan FM. Project harus berjalan melalui proses mulai dari mendefiniskan tujuan, membuat perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, di bawah kendali FM di bawah departemen Planning, Design & Construction, sehingga pengembangan  project merupakan pengembangan FM, sukses/gagal sebuah project merupakan kesuksesan/kegagalan FM dalam mengelola project tersebut, sehingga engage antara project dan FM harus dilakukan dengan meletakkan project di bawah pengelolaan FM, tanpa hal tersebut integrasi akan sulit dilakukan, karena tak ada yang men-direct tujuan bersama antara FM dan project, sehingga di banyak organisasi ini menyebabkan persoalan pada saat sebuah project berakhir, dimana FM tidak bersedia menerima dan mengelolanya karena tujuan project tidak sesuai dengan tujuan yang didefiniskan oleh FM.

Jika di atas telah dikemukakan bahwa keberadaan unit yang mengelola project  harus terintegrasi dengan FM, unit lain yang menentukan adalah unit yang mendisain dan mengembangkan teknologi informasi. Kebutuhan infrastruktur dan sistem IT harusnya sejalan dengan pengembangan fasilitas, terintegrasi dengan rencana dan pengembangan yang dilakukan oleh FM. Kebutuhan infrastruktur dan system yang sesuai sangat menentukan keberhasilan pengelolaan fasilitas dalam jumlah besar dengan area yang luas. Integrasi antara kebutuhan yang didefinisikan dan sistem yang akan dibangun hanya dapat dilakukan secara optimal jika FM memiliki kendali atas unit tersebut, karena akan mudah dalam proses monitoring dan evaluasinya. Karenanya unit ini di University of Iowa berada di bawah kendali FM.

Unit berikutnya yang sangat penting dalam FM adalah unit yang menyediakan jasa rekayasa (engineering) yang memiliki peran untuk menyesuaikan rencana layanan yang akan di kembangkan dengan disain, kegagalan menerjemahkan rencana layanan ke dalam disain akan menimbulkan persoalan antara lain: 1) layanan yang disediakan tidak optimal; 2) inefisiensi biaya dan waktu untuk melakukan perubahan disain.

2.     Yale University. Yale University memiliki pandangan yang sama dengan University of Iowa, dimana FM tersebut keberadaannya sangat penting bagi organisasi. Penempatan FM satu level di bawah pimpinan universitas (president) memberi gambaran bahwasanya FM memiliki peran penting, sebagai bagian dari proses bisnis kunci untuk mewujudkan Yale University sebagai universitas riset kelas dunia. Berikut struktur organisasi FM di Yale University.

Gambar 4. Struktur Organisasi FM di Yale University

FM di Yale University membagi fungsinya menjadi 3 (tiga) bagian utama yaitu fungsi facilities operationsn fungsi facilities planning and construction, dan fungsi Finance and administration. Gambar berikut merupakan uraian fungsi tersebut di atas.

Gambar 5. Departementalisasi FM di Yale University

 

 Jika dilihat praktek pengorganisasian FM di Yale University, fungsi Finance dan Administration digabungkan, sedangkan di University of Iowa ini merupakan fungsi yang terpisah pada dua departemen yang berbeda. Hal yang sama terjadi dengan fungsi Utilities and Energy Management, dimana di Yale University, fungsi ini tergabung dengan fungsi Facilities Operations, sedangkan di University of Iowa fungsi berdiri sendiri di bawah satu departemen. Yale University menyediakan Facilities Work Request (on line) dan Operation Center (by phone) untuk melayani dan menerima keluhan pelanggan. Fungsi dan tugasnya sama dengan Unit Work Control Center yang ada di University of Iowa.

Office of Facilities di Yale University mengintegrasikan seluruh kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan fasilitas, baik operasional dan perencanaan, perencanaan dan desain, serta keuangan dan administrasinya, melalui Office of Facilities yang langsung berada di bawah komando Vice President for New Haven & State Affairs and Campus Development.

Sebagaimana teori 2 yang dikemukakan di atas, bahwasanya salah satu penentu kesuksesan FM adalah pemisahan antara fungsi OM dan fungsi planning & design, Yale University secara tegas memisahkan dua fungsi ke dalam dua departemen yang berbeda yaitu Departemen Facilities Operations dan Departemen facilities Planning & Construction. Artinya salah satu faktor kegagalan FM telah dieliminir oleh Yale University dengan cara memisahkan dua fungsi tersebut, sebagaimana teori yang dikemukakan.

Di Yale University, FM memiliki tanggung jawab atas pemeliharaan dan pengoperasian bangunan kampus yang ada, serta menyusun perencanaan, desain dan konstruksi bangunan baru. Tanggung jawab ini dilakukan dengan pendekatan organisasi FM, bukan project. Pengelolaan project sendiri berada di bawah Departemen Central Campus Capital Program, yang terintegrasi dengan FM. Adanya integrasi project dengan FM tersebut, akan mempermudah koordinasi dalam mewujudkan tujuan FM untuk mendukung tujuan universitas.

Jika pada teori 2 point 7 menyebutkan bahwasanya fungsi teknologi mulai dari  menyediakan, merencanakan, dan mendisain yang mempengaruhi fungsi fasilitas harus dilakukan oleh FM. Namun Yale University tidak menerapkan teori tersebut, karena fungsi teknologi disediakan oleh unit tersendiri (Central IT) yang pengelolaannya berada di luar FM.

Unit rekayasa (engineering) yang akan menyesuaikan rencana layanan yang akan dikembangkan dengan disain di Yale University berada di bawah unit tersendiri yang disebut dengan Utility & Engineering.

3.     University of Nebraska. Pada University of Iowa dan Yale University, posisi FM berada satu level di bawah pimpinan universitas, hal yang berbeda penulis temukan pada University of Nebraska at Omaha, dimana posisi FM berada 2 (dua) level di bawah pimpinan universitas (chancellor), pimpinan FM dijabat oleh seorang direktur. Ini berarti pengaruh politik dan kekuasaan yang dimiliki oleh FM di Universitas of Nebraska at Omaha lebih kecil dari pada yang dimiliki oleh University of Iowa dan Yale University. Berikut adalah gambar struktur organisasi FM di University of Nebraska at Omaha.

Gambar 6. Struktur Organisasi FM di University of Nebraska at Omaha

Hal tersebut di atas, tidak berarti bahwasanya peran FM di University of Nebraska pada proses bisnis universitas memiliki lebih kecil di bandingkan unit lain, guna mewujudkan tujuan universitas. Pendefinisian tujuan FM di UNO sendiri kalau dilihat memberi support pada universitas dengan visi “making UNO better....every day” dan misi “develop, operate and maintain a physical environment that supports a community of learning, engagement and discovery”.

Melalui struktur organisasi FM di dapat dilihat bahwasanya FM tersebut dikelola dengan pendekatan organisasi FM, bukan organisasi project. Artinya keberlanjutan layanan fasiltas yang disediakan tersebut direncanakan, dioperasikan, dan dikembangkan, dalam satu siklus yang tak pernah terputus di bawah FM. Jika kita lihat, UNO menerapkan pembagian departemen FM sebagaimana gambar berikut.

Gambar 7. Departementalisasi FM di University of Nebraska at Omaha

Dari struktur organisasi sebagaimana gambar dapat penulis simpulkan bahwasanya koordinasi dan integrasi pekerjaan pada 5 (lima) departemen tersebut langsung dilakukan oleh direktur FM, beban direktur FM di UNO memang menjadi berat, karena harus berfikir dan mengambil keputusan yang sifatnya holistik, selain itu direktur dituntut memiliki pengetahuan yang memadai dalam penanganan FM tersebut.

FM di University of Nebraska, penulis nilai tidak secara tegas memisahkan unit yang menangani OM dan unit planning and design, walaupun dari departementalisasi harusnya unit planning and design berada di bawah departemen Architecture, Planning & Construction Service, namun dari struktur organisasi ada dua posisi pimpinan perencana yaitu: 1) Assistant Director of Facilities Management & Planning/Manager of Maintenance and Operations; dan 2) Architectural Department Manager,  Planning and Architectural Services, sedangkan support position untuk manager/director planning pada level di bawahnya tidak jelas.

Integrasi project dengan FM dapat dilihat melalui keberadaan unit tersebut di bawah Departemen Architecture, Planning and Construction Services. Selain hal tersebut, project didukung oleh tiga orang project manager dan project coordinator.

Unit yang menentukan keberhasilan FM dalam menyediakan teknologi, berada di bawah IT Specialist, namun unit lain yang menentukan keberhasilan FM sebagaimana teori 2, poin 8 yaitu unit rekayasa (engineer) tidak ada dalam struktur organisasi FM di University of Nebraska at Omaha.

Sebelum membuat hipotesis, penulis mencoba menggali informasi umum mengenai tiga universitas tersebut yang penulis peroleh melalui situs http://wikipedia.org, hasilnya sebagaimana tabel berikut.

Tabel 2. Informasi umum University of Iowa, Yale University, dan

University of Nebraska at Omaha

Item	Iowa	Yale	UNO
Motto	-	Cahaya dan kebenaran	Connect-Collaborate-Create
Established	1847	1701	1908
Type	Public	Private	Public
Endowmen	USD $1.04 billion	US$ 19.3 billion (2012)	-
Academic staff	2.156	3.619	842
Mahasiswa	31.498	11.593	14.903
Undergraduates	20.574	5.275	-
Postgraduates	9.754	6.318	-
Luas	770 ha	339 ha	64 ha
Staf FM	600	± 250

Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/University_of_Michigan, http://en.wikipedia.org/wiki/Universitas_Iowa, http://en.wikipedia.org/wiki/University_of_Nebraska_at_Omaha

Hipotesis

Dari hasil analisis yang telah dilakukan di atas, University of Iowa mengimplementasikan dua teori tersebut secara penuh, hal tersebut kemungkinan disebabkan oleh luas area yang dikelola (770 ha), jumlah fasilitas yang tersebar pada area tersebut, dan jumlah populasi yang mengakses layanan dan fasilitas tersebut, akan menimbulkan persoalan dalam pengelolaan fasilitas, sehingga peluang kegagalan FM menjadi lebih besar. Guna menghindari kegagalan tersebut, maka FM menerapkan prinsip-prinsip yang dituangkan pada teori tersebut.

Meskipun ada 600 orang yang terlibat dalam pengelolaan fasilitas, namun tanpa pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas, maka kesuksesan dalam pengelolaan layanan dan fasilitas akan sulit di wujudkan. Area yang begitu luas, populasi yang begitu besar, dan jumlah fasilitas dan layanan yang sangat banyak, menimbulkan kesulitan dalam proses monitoring dan koordinasi, sehingga untuk memudahkan pengelolaannya FM secara tegas menuangkan seluruh layanan dan fasilitas yang ada pada Facilities Management Service Guide, yang menjadi panduan pemanfaatan layanan dan fasilitas, serta pembagian tanggung jawab antara FM dan unit lain yang terlibat.

Jika University of Iowa menerapkan 2 (dua) teori yang dikemukakan di atas secara penuh, tidak demikian dengan Yale University. Departementalisasi di Yale University lebih ramping, dengan 3 (tiga) departemen, hal tersebut disebabkan Yale University, merupakan private university yang berarti pengelolaannya menggunakan prinsip bisnis (provit oriented), penerapan struktur organisasi yang ramping selain akan memudahkan proses koordinasi, juga akan menghemat biaya, namun tetap memperhatikan tujuan yang hendak dicapai oleh FM, dimana fungsi FM tetap berjalan secara optimal.

Hal lain yang penulis temui adalah keberadaan unit yang memberikan support teknologi yang berada di luar struktur organisasi FM, hal tersebut kemungkinan disebabkan jika FM merencanakan dan mengembangkan sendiri infrastruktur dan sistem informasi yang dibutuhkan, maka integrasi dengan unit lain akan sulit dilakukan, karena setiap unit bisa saja mengembangkan infrastruktur dan sistem yang berbeda, sehingga akan menimbulkan kesulitan dalam proses integrasi dan akan menimbulkan inefisiensi biaya dalam pengelolaannya, sedangkan sebagai privat university Yale University harus membiayai sendiri kegiatannya, tanpa kucuran dana dari pemerintah. Jika infrastruktur dan sistem informasi dikembangkan secara terpusat, maka bukan hanya akan lebih efisien dalam pembiayaannya, namun juga menjamin adanya integrasi sistem. Kekuatiran kesulitan integrasi tersebutlah yang menyebabkan Yale University mendisain dan mengembangkan teknologi secara terpusat di bawah unit IT Center.

Pada University Of Nebraska at Omaha, ada dualisme yang penulis temukan yaitu terkait keberdaan unit perencana yang berada satu unit dengan OM, dan unit perencana lain yang berada pada unit Architecture, Planning and Construction Services, dan ketiadaan support personil untuk perencanaan pada struktur organisasi tersebut. Ada missing link, yang penulis temukan pada FM di UNO, yang penulis duga karena penerapan FM tersebut di UNO masih baru, maka UNO masih mencari-cari model organisasi FM yang sesuai untuk diimplementasikan di UNO, sehingga dalam penyusunannya ada dua unit perencana pada organisasi FM tersebut.

Hal lain, yang menarik yang penulis temukan di UNO adalah ketiadaa unit yang menangani persoalan rekayasa (engineering), hal tersebut penulis duga disebabkan karena kebutuhan akan unit tersebut belum begitu penting, karena luas area dan jumlah fasilitas yang dikelola yang relatif kecil, sementara keberadaan unit rekayasa merupakan cost yang harus dibayar oleh UNO, meskipun ia tidak bekerja. Layanan tidak harus dikelola sendiri, karena ada pihak ke tiga yang menyediakan layanan ini jika dibutuhkan sewaktu-waktu.

Simpulan

Ditinjau dari organisasi dan layanan yang disediakan FM di University of Iowa jauh lebih maju dibandingkan dua universitas lainnya yaitu Yale University dan University of Nebraska at Omaha, hal tersebut dapat dilihat dari cara pandang organisasi tersebut terhadap keberadaan FM, unit pendukung yang tersedia, dan fasilitas dan layanan yang diberikannya. Bahkan, University of Iowa sudah mengembangkan sistem untuk memonitor penggunaan energi melalui building energy dashboards. Berbagi tugas antara FM dan unit lain harus dilakukan, karena ada wilayah yang menjadi tanggung jawab FM dan ada wilayah yang menjadi tanggung jawab unit, demikian juga persoalan pembiayaan, biaya pengelolaan di tanggung oleh FM, namun ada ketetapan pembagian pembiayaan antara FM dan unit lain. Di University of Nebraska at Omaha, FM sedang dikembangkan karena sebelumnya mereka menerapkan konsep OM dalam pengelolaan fasilitas, dan mulai berubah menuju FM.

Pada prinsipnya FM tersebut menitik beratkan pada pengelolaan seluruh fasilitas layanan secara menyeluruh, kompak, dan berkelanjutan. Jika FM masih dalam tataran konsep, dan belum diimplementasikan, maka sulit bagi organisasi untuk berubah dari OM menjadi FM.

Pembelajaran untuk Kampus di Indonesia

Manjemen fasilitas khususnya di perguruan tinggi di Indonesia masih, menganut pola OM, untuk merubah organisasi OM menjadi FM, perubahan struktur organisasi harus dilakukan. Contoh perubahan organisasi OM menjadi FM tersebut, dapat dipelajari dari University of Nebraska at Omaha, dimana unit planning & design yang berada satu atap dengan unit operasional dan maintenance tetap dipertahankan. Unit planning & design yang terpisah dengan OM dikembangkan, dan berjalan paralel dengan unit planning & design yang berada di bawah OM. Dua unit perencanaan tersebut berjalan paralel, hingga unit planning & design siap untuk berdiri sendiri, kemudian baru unit planning & design yang berada di bawah OM diintegrasikan.

Pembagian tanggung jawab layanan dan pembiayaan antara FM dan unit harus secara tegas di atur, sehingga persoalan lempar tanggung jawab yang sering ditemui dalam pengelolaan fasilitas, dapat di hindari. Praktek pembagian tanggung jawab layanan dan pembiayaan tersebut dapat berkaca dari yang dilakukan di University of Iowa, dimana University of Iowa secara tegas mengatur hal tersebut, sehingga terwujud kepastian layanan dan pembiayaan.

Daftar Pustaka

Facilities Management web site The University of Iowa available at: http://www.facilities.uiowa.edu

Facilities Management web site Yale University available at: http://www.facilities.yale.edu

Facilities Management web site University Of Nebraska Omaha available at: http://www.unomaha.edu/facilities/

David G. Cotts, Kathy O. Roper, Richard P. Payant, (2010). The Facility Management Handbook. Amacom: Amerika.